AGODI - Digitalisering van documenten

Digitalisering en elektronische post

AGODI trekt actief de kaart van informatisering en digitalisering. Om de dienstverlening voor scholen nog sneller en efficiënter te laten verlopen, werken wij met een volledig elektronisch personeelsdossier. Daarin worden alle documenten van het personeel van het onderwijs centraal bewaard, en zijn ze opvraagbaar.

Aangezien wij volledig elektronisch werken, sturen scholen en personeelsleden hun documenten hetbest elektronisch naar AGODI. Daarnaast zullen sommige documenten nog altijd ‘op papier’ verstuurd moeten worden, bijvoorbeeld diploma's, uittreksels uit strafregister model 2 en medische attesten bij indiensttreding. Maar die mag je ook ingescand doorsturen. Zo bespaar je de tussenschakel met B-Post.

Het elektronisch doorsturen is geen verplichting, je doet het als je er klaar voor bent, maar we raden het wel aan. Documenten die je ons nog op papier toestuurt, scannen we in, en zo belanden ze alsnog in de dossiers.

Hoe en naar welk adres documenten sturen?

e-mailadres: documenten.onderwijspersoneel@ond.vlaanderen.be

  • Duid in je briefwisseling of e-mail altijd de juiste afdeling of cel, het werkstation of schoolbeheerteam aan!
  • Vermeld steeds het stamboeknummer als je correspondentie gaat om een personeelslid van het onderwijs.
  • Vermeld steeds het instellingsnummer waarop het document betrekking heeft, en het stamnummer van de leerling, indien van toepassing.

Kort samengevat

  • Wie? Wij richten ons in de eerste plaats tot schoolsecretariaten en directies, maar ook personeelsleden van het onderwijs mogen ons rechtstreeks contacteren.
  • Wat? Alle documenten die je anders op papier naar AGODI stuurt.
  • Technische vereisten? Alle scans (pdf, tiff …) zijn welkom.
  • Spelregels? Stamboeknummer vermelden (voor de vlotte toewijzing aan de dossierbehandelaar) en één document per scan (we willen die namelijk mooi apart in jullie dossier klasseren).
  • Vanaf wanneer? Vanaf… dat je er klaar voor bent. Het is geen verplichting, maar wordt wel aangeraden.

 

 

Wat moet naar AGODI gestuurd worden?

AGODI werkt actief aan de vermindering van de planlast voor scholen en personeelsleden. Het elektronisch personeelsdossier is daar één element van.

Daarnaast willen we de papierstroom van documenten die opgestuurd worden naar het agentschap verminderen tot de documenten die we nodig hebben om dossiers te beheren.

Klik hier voor de lijst van documenten die wij niet nodig hebben

Briefwisseling met AGODI per post

Contactgegevens opzoeken

Duid in je briefwisseling of e-mail altijd de juiste afdeling of cel, het werkstation of schoolbeheerteam aan!

Vermeld steeds het stamboeknummer als je correspondentie gaat om een personeelslid van het onderwijs.
Vermeld steeds het instellingsnummer waarop het document betrekking heeft, en het stamnummer van de leerling, indien van toepassing.