WebIDM2 - FAQ - Veelgestelde vragen

 
 

Gebruiker: dit is een persoon die binnen het gebruikersbeheer werd/wordt geregistreerd en die na acties binnen het gebruikersbeheer toegang krijgt tot toepassingen.

Gebruikersrecht: via een gebruikersrecht, verkrijgt een gebruiker toegang tot een toepassing of ICT middelen (bijvoorbeeld e-mail)

Entiteit: een eenheid binnen de Vlaamse overheid zoals een departement, EVA, IVA, ...

Lokale Beheerder: een verantwoordelijke persoon voor een entiteit die gebruikers en hun rechten kan beheren

Werkrelatie: de registratie dat een gebruiker een functie uitoefent binnen een entiteit

Gebruikersnaam: een code, vaak op basis van familienaam en voornaam, waarmee een gebruiker zich identificeert op IT systemen

Wachtwoord: een geheime code die enkel door de Gebruiker gekend is, waarmee deze haar of zijn identiteit kan bewijzen bij vragen om identificatie

Categorie medewerker: zie handleiding

 

 

Enkele basisscenario's

 

 
 

 

  1. Je gaat naar gebruiksrechten>wijzig/verlengen. Via het invullen van een zoekscherm, bereik je een pagina waar je alle wijzigingen kunt doorvoeren, o.a. het gebruikersrecht verlengen.
  2. Verandert de medewerker ook van werkrelatie (tijdelijk uit dienst, ander telefoonnummer, ander e-mailadres, ...) dan wijzig je meteen ook de werkrelatie. Dat doe je via werkrelatie> wijzig. Je kunt deze pagina ook rechtstreeks bereiken vanop de resultaatpagina van de vorige bewerking.
 

Je gaat naar gebruikersrechten>wijzig/verlengen. Via het invullen van een zoekscherm, bereik je een pagina waar je alle wijzigingen kunt doorvoeren, o.a. het gebruikersrecht verlengen.

 
 

Zowel betreffende de gebruikersrechten als over de onderliggende werkrelatie en gebruiker zijn er zoekschermen voorzien, telkens met aangepaste zoekmogelijkheden. Voor het eigenlijke gebruikersrecht kan je ook zoeken op een referentiedatum. Dan krijg je een overzicht van alle actieve of niet-actieve rechten zoeken. Het al dan niet zoeken op actieve of niet-actieve rechten bepaal je via status.

 
 

Je gaat naar gebruiksrechten>herroep. Via een zoekscherm bereik je een pagina waar je de gebruikersrechten kan stopzetten per instellingsnr.
Indien de medewerker niet langer voor je entiteit werkt, zet je eveneens de werkrelatie stop, via werkrelatie>herroep of via het resultaatscherm van de vorige stap.

 

 

Algemene vragen over de gebruikersbeheertoepassing

 

 

Ja, we kunnen je hierbij helpen, indien het om echt veel medewerkers gaat. In de meeste gevallen is dit niet nodig omdat deze medewerkers in de praktijk vaak stap voor stap toegevoegd worden, vanaf het moment dat men deze gebruikersrechten nodig heeft. Je kunt hiervoor contact opnemen met EDISON Helpdesk.
Om deze gegevens te laten opnemen, moet je drie lijsten maken.

  1. een lijst met de gebruikersgegevens

  2. een lijst met de werkrelatie

  3. een lijst met de gebruikersrechten

De vorm van deze lijsten wordt verder afgesproken wanneer je contact neemt.

 
 

De achterliggende procedure duurt hooguit enkele minuten. De gebruiker heeft dus quasi onmiddellijk toegang tot de gevraagde applicaties. Voor WebEDISON is dit 3 minuten, voor Mijn Onderwijs is dit max. 10 minuten. Je moet wel je browser eens volledig sluiten en als je met de eID werkt, moet je deze zeker eens uittrekken/insteken zodat er een nieuwe aanmeldsessie wordt gestart.

 

De vragen 9 tot en met 12 zijn niet van toepassing voor WebEDISON.

Aanmaken gebruiker

 

 

Ga eerst na of de gebruiker al gekend is in het systeem. Dat kan via gebruiker>zoek. Is de gebruiker nog niet gekend, voeg de gebruiker dan toe via gebruiker>voeg toe. In een eerste scherm voeg je het rijksregister van de persoon in (eventueel BIS-nr voor niet-Belgen). Vervolgens bereik je een scherm waarin je de verdere gegevens over deze persoon invoert. Indien gewenst kan je in het veld reden ook een notitie invoegen (vb. tijdelijke werknemer). Deze reden is enkel achter de schermen te zien. Je bevestigt; de medewerker is toegevoegd. Je bereikt een volgend scherm met een overzicht.

Opgelet: vooraleer de gebruiker effectief toegang heeft, moet je

  1. nog de werkrelatie registreren en
  2. de effectieve gebruikersrechten toekennen.
 
 
 

Dat kan via gebruiker>wijzig. Na het zoekscherm waar je de betreffende gebruiker opzoekt, kom je via wijzig in een scherm waar je de nodige wijzigingen kunt doorvoeren

 

De vraag 15 is niet van toepassing voor WebEDISON.
 

 

Ga naar werkrelatie>voeg toe. Via het zoekscherm kom je in een scherm waar je een werkrelatie kunt toevoegen. Je komt hierbij in een scherm waarbij je de naam van je entiteit selecteert. Je duidt het type gebruiker aan. Je kiest er m.n. tussen werknemer of externe (vb. een ict-ontwikkelaar). Je bevestigt in een volgend scherm en je voegt in een volgend scherm ook een aantal details toe, zoals telefoonnummer en e-mail, zodat je medewerker indien nodig gecontacteerd kan worden.
(Noot: er zijn indien nodig ook meerdere werkrelaties per gebruiker mogelijk; bijvoorbeeld voor iemand die part-time in meerdere besturen werkt).

 
 

Dat gebeurt via werkrelatie >wijzig. Via een zoekscherm vind je de relevante gebruiker. Je kunt doorklikken om de werkrelatie te wijzigen.

 
 

Dat kan via gebruikersrechten>voeg toe. Via het zoekscherm zoek je de gebruiker op. Je kunt doorklikken via detail. Je registreert het recht en duidt aan hoe lang het recht geldig blijft (max. 2 jaar). Indien gewenst voeg je daarbij ook een reden toe.

 

 

 

Hernieuwen gebruikersrechten

 

 

Het is het bijzonder vervelend als een medewerker wanneer hij daar geen recht meer toe heeft (bijvoorbeeld omdat hij niet meer voor je entiteit werkt, of omdat hij een andere jobinhoud heeft)  nog altijd gegevens consulteert of zelfs wijzigt terwijl hij/zij hiertoe geen toegang meer toe dient te hebben. Om dit te vermijden, zijn rechten tijdelijk, zodat de situatie automatisch na verloop van tijd gecorrigeerd wordt.
Opgelet! Niettemin is het de juridische (!) verantwoordelijkheid voor je entiteit er voor te zorgen dat je medewerkers geen niet gerechtvaardigde toegang krijgen. Daarom bevelen we aan dat je, bij wijzigingen, onmiddellijk een aangepaste einddatum voor het recht definieert.

 
 

Een gebruikersrecht is maximaal 3 jaar 11 maand(en) en 9 dag(en) geldig. Je kunt dit uiteraard ook op minder lange tijdsduur instellen.

 
 

De gebruiker krijgt een melding, twee weken voordat een recht vervalt als zij/hij zijn emailadres heeft ingevuld in de Relatie tot instellingen attributen. Indien de gebruiker dit recht verlengd wil hebben, contacteert hij zijn lokale beheerder.

 

 

Zoeken gebruiker

 

 

Dit doe je via gebruiker>zoek

 
 

Dit doe je via werkrelatie>zoek

 
 

Dit doe je via gebruikersrecht>zoek. Je kunt ook zoeken op een referentiedatum. Dan krijg je een overzicht van alle actieve of niet-actieve rechten die op die dag geldig zijn. Het al dan niet zoeken op actieve of niet-actieve rechten bepaal je via status.

 
 

Neem voor gedetailleerde vragen contact met de EDISON Helpdesk.

 

 

Stopzetten gebruikersrechten

 

 

Hiervoor moet je de bestaande rechten van de gebruiker wissen. Als de gebruiker later terug toegang nodig heeft, kan je ze opnieuw toekennen.

 
 

Je gaat naar gebruiksrechten>herroep. Daar kan je, via het doorlopen van het zoekscherm, en doorklikken op details, de gebruikersrechten per instelling stopzetten.

Indien de medewerker niet langer voor je entiteit werkt, zet je eveneens de werkrelatie stop via werkrelatie>herroep of via het resultaatscherm. Je schort de gebruiker op via gebruiker >wijzig of via het resultaatscherm. Telkens na doorlopen van het zoekscherm en doorklikken via details.

 
 

Let er op dat eerst alle gebruiksrechten bij de werkrelatie verwijderd zijn. Je verwijdert de werkrelatie, indien de medewerker (al dan niet tijdelijk) niet langer voor je entiteit werkt, via werkrelatie>herroep.

 
 

Een gebruiker kan je niet verwijderen, Je kunt wel zijn rechten en zijn werkrelatie verwijderen.

 

 

Problemen bij het aanmelden
 

Indien je kiest voor de elektronische identiteitskaart:

 

 

Je steekt je eID in de kaartlezer (apart toestel of geïntegreerd in je pc). Via een pop-up vraagt men je PIN-code. Je typt deze in en kunt van start gaan.
Opgelet: om je eID te gebruiken moet er software geïnstalleerd zijn en moet je certificaat geregistreerd zijn op je pc.

 
 

Bij het afhalen van de eID bij de burgerlijke stand van je thuisgemeente ontving je een blad met een PIN- en PUK-code. Heb je je PIN-code niet gewijzigd dan kan je  de vermelde PIN-code meteen gebruiken. Via de vermelde PUK-code kan je ook een nieuwe PIN-code laten aanmaken.
Je bent het blad kwijt en kent zowel je PIN- als PUK-code niet meer? Er zijn twee mogelijkheden:

  • je vraagt je PIN/PUK-code opnieuw aan bij het gemeentebestuur waar je gedomicilieerd bent.
  • je gebruikt een federaal token.
 
 

Zonder eID-software kan je je eID niet uitlezen. Voor het installeren ervan moet je uiteraard gebruiksrechten op je PC hebben. Indien nodig consulteer je dus de IT-verantwoordelijke van je entiteit.
De eID-software vind je op eid.belgium.be. Je vindt er ook de installatiehandleiding. Na installatie sluit je je browser, mocht deze nog zou openstaan.

Opgelet!
Als je met Internet Explorer werkt, volstaat dit. Voor andere browsers zoals Firefox is een extra  beveiligingsmodule nodig. Er is een addon ontwikkeld die zorgt voor een automatische koppeling van Firefox met de eID Middleware: https://addons.mozilla.org/nl/firefox/addon/belgium-eid/

 
 

Om uit te sluiten dat er iets scheelt aan je opstelling of aan de netwerkconnectie kan je een andere eID-toepassing uit proberen. Bijvoorbeeld:

Werken deze ook niet? Sluit je browser (Internet Explorer, Firefox, safari, chrome, ...), start die opnieuw op en probeer nogmaals.
Lukt het nog niet, start dan voor alle zekerheid je pc opnieuw op.

Mogelijke oorzaken:

  • Software?
    Kijk na of de nodige software geïnstalleerd is. Verschijnt je pasfoto eventjes als je identiteitskaart ingevoerd wordt?
    Indien de software niet geïnstalleerd is (of verouderd is), vind je de laatste versie van de eID-software op eid.belgium.be. Je vindt er ook de installatiehandleiding. Na installatie sluit je je browser, mocht deze nog draaien. Opgelet! Als je met Internet Explorer werkt, is dit alles, voor andere browsers zoals Firefox is een extra beveiligingsmodule nodig. Raadpleeg hiervoor deze handleidingen.
  • Hardware?
    In het geval van een externe eID-lezer dient het lampje van eID-kaartlezer onafgebroken te gaan branden als je je kaart er in steekt. Blijft het knipperen dan wordt je kaart niet gelezen. Lost herstarten niets op, herinstalleer de driver van je eID-kaartlezer.
  • Certificaat?
    Om uw eID online te gebruiken moet je een certificaat installeren. Dat kan via de eID-software.
     
Bij problemen met de eID: contacteer de servicedesk van fedict.

Bij problemen met de gebruikersbeheerstoepassing:
 
 

Om je eID online te gebruiken moet je een eID-certificaat installeren. Dat kan via de eID-software.

 

 

Indien je kiest voor een Federaal token:

 

 

Het federaal token is een alternatief voor de elektronische identiteitskaart. Voor het gebruik van het token kies je een gebruikersnaam en een wachtwoord. Bij het aanmelden gebruik je deze gebruikersnaam en wachtwoord, en typ je de gevraagde lettercombinaties van het token over. Een token is strikt persoonlijk en mag niet doorgegeven worden! Het bewijst dat je echt bent wie je beweert te zijn!

 
 

Het federaal token kan je aanvragen via volgende pagina:  :Vraag een federaal token aan. Niet-Belgen wenden zich tot Fedict. De federale overheid stuurt je je token op.

Kan ik mijn federaal ambtenarentoken gebruiken?

Neen, je hebt een burgertoken nodig. Vraag een federaal token aan.

 
 

Om uit te sluiten dat er iets scheelt aan je opstelling of aan de netwerkconnectie kan je een andere eID-toepassing uitproberen. Bijvoorbeeld:

Werken deze ook niet? Sluit je browser (Internet Explorer, Firefox, safari, chrome, ...), start die opnieuw op en probeer nogmaals.
Lukt het nog niet, start dan voor alle zekerheid je pc opnieuw op.

Bij problemen met de gebruikersbeheerstoepassing:

 

 

Technische vragen

 

Het VO gebruikersbeheer werd getest met onderstaande software. Normaal gezien zal ze ook werken met andere platformen met een recente browser.

  • Windows:

    • Windows 10, Windows 8, Windows 7 en Windows XP
    • Internet Explorer 11, 10, 9
    • Firefox 50, 49, 48

Opgepast in Windows XP kunt u enkel Firefox gebruiken om aan te melden.

  • Mac:

    • Mac OS X 10.12, 10.11, 10.10, 10.9 en 10.8
    • Safari 10, 9, 8, 7, 6
    • Firefox 50, 49, 48
  • Het aantal ondersteunde platformen en browsers wordt in de toekomst wellicht verder uitgebreid.

    Federaal token of eID beschikbaar voor lokale beheerders en gebruikers.