Gebruikersbeheer - Korte handleiding

Hieronder worden kort enkele taken binnen Gebruikersbeheer Onderwijs- en Vormingsinstellingen beschreven. Volledige handleiding Gebruikersbeheer

U moet vertrekken van de webtoepassing Gebruikersbeheer: https://vo-gebruikersbeheer.vlaanderen.be. Een persoon krijgt enkel toegang tot het Gebruikersbeheer als hij over het recht Beheerder beschikt. Om rechten WebEDISON te verlengen, heeft deze persoon het recht WebEDISON Beheerder nodig, voor Mijn Onderwijs is dit Mijn Onderwijs Portaal Beheerder. De directeur van de instelling heeft automatisch deze rechten.

Beheer van gebruikers en hun rechten

 

Bestaande gebruikers

Zoek Gebruiker op

  • Klik op Gebruiker
  • Klik op Zoek gebruiker en vul minstens een van de velden in (bijvoorbeeld naam)
  • Klik op Zoek
  • Het systeem toont de gebruikers die tegelijk:
    • Geregistreerd werden op het platform
    • Voldoen aan de door jou opgegeven criteria
    • Door jou beheerd kunnen worden
  • Klik achteraan op Details om de gebruiker te beheren

Hier kan je nieuwe gebruikersrechten toevoegen, bestaande gebruikersrechten wijzigen/verlengen of verwijderen:


Nieuwe rechten toevoegen

  • Klik binnen de context van een Werkrelatie op Ken gebruikersrecht toe
  • Kies het recht dat de gebruiker moet krijgen
  • Klik Verder
  • De begin- en einddatum worden automatisch ingevuld (max 4 jaar). De begindatum wordt automatisch op vandaag gezet, de einddatum op de max van 4 jaar, deze kan je eventueel inkorten.
  • Klik Verder
  • Klik Bevestig
  • De Gebruiker kan binnen 3 minuten zijn nieuwe rechten uitoefenen als de begindatum op vandaag staat.

Bestaande rechten verlengen

Voor een overzicht van de huidige rechten gaat u in het Gebruikersbeheer naar Gebruikersrechten – Zoek gebruikersrecht toekenning, selecteer uw instelling en klik op Zoek. In dit scherm kun recht per recht verlengen, maar is dit niet zo handig. Dit is een verbetering die gemeld is.

Voorlopig kunt u best een lijstje maken van de gebruikers die hier staan en deze via Gebruiker – Zoek gebruiker opzoeken en dan één van de mogelijkheden van hier onder gebruiken.

Alle rechten per instelling maximaal verlengen (gemakkelijkste)
  • Klik per instelling op de knop Verleng werkrelatie en gebruikersrechten

  • De werkrelatie wordt standaard 10 jaar verlengd, kan eventueel aangepast worden.

  • Klik Verder

  • Alle gebruikersrechten die toegekend zijn op deze werkrelatie worden ook verlengd voor de langst mogelijke duur. Als er gebruikersrechten zijn die u niet wenst te verlengen, dan kunt u deze nadien terug inkorten door de einddatum van het respectievelijke recht aan te passen.

  • Klik Bevestig

  • De wijzigingen worden 3 minuten later naar WebEDISON doorgegeven, indien je aangemeld bent in WebEDISON, moet je eerst afmelden en terug aanmelden om de wijzigingen te zien.

Recht per recht maximaal verlengen
  • Klik per recht op de Verleng tot de maximum periode

  • Het recht wordt maximaal verlengd, hier wordt ook rekening gehouden met de einddatum van de werkrelatie. Eventueel moet u deze aanpassen indien het recht niet voldoende kan verlengd worden.

  • Klik Bevestig

  • Herhaal dit voor elk recht dat u maximaal wilt verlengen

  • De wijzigingen worden 3 minuten later naar WebEDISON doorgegeven, indien je aangemeld bent in WebEDISON, moet je eerst afmelden en terug aanmelden om de wijzigingen te zien.

Bestaande rechten wijzigen

  • Klik per recht op Bewerk
  • Pas de begin- en einddatum aan (max 4 jaar), hier wordt ook rekening gehouden met de einddatum van de werkrelatie. Eventueel moet u deze aanpassen indien het recht niet voldoende kan verlengd worden. Als je wilt dat de rechten gewoon verder lopen, zet dan de begindatum op vandaag, de einddatum max 4 jaar verder.
  • Klik Verder
  • Klik Bevestig
  • De wijzigingen worden 3 minuten later naar WebEDISON doorgegeven, indien je aangemeld bent in WebEDISON, moet je eerst afmelden en terug aanmelden om de wijzigingen te zien.
Nieuwe, niet-geregistreerde gebruikers

Voeg gebruiker toe

  • Klik op Gebruiker
  • Klik op Voeg gebruiker toe en geef het rijksregisternummer (of BIS-nummer) van de persoon in
  • Klik  Verder
  • De gegevens van de gebruiker worden opgehaald uit de rijksregisterdatabank.
  • Klik  Bevestig
  • Daarna kunt u een werkrelatie toevoegen via Koppel gebruiker aan instelling en rechten toekennen via Ken gebruikersrecht toe

Koppel gebruiker aan instelling (Voeg relatie tot instelling toe)

  • Zoek de gebruiker via Gebruiker - Zoek gebruiker .
  • Klik op Gebruiker
  • Klik op Zoek gebruiker en vul minstens een van de velden in (bijvoorbeeld naam)
  • Klik op Zoek
  • Het systeem toont de gebruikers die tegelijk:
    • Geregistreerd werden op het platform
    • Voldoen aan de door jou opgegeven criteria
    • Door jou beheerd kunnen worden
  • Klik achteraan op Details om de gebruiker te beheren
  • Kies Koppel gebruiker aan instelling
  • Kies de instelling (staat in de meeste gevallen reeds ingevuld), kies de relatie van de gebruiker volgens het veiligheidsbeleid: voorlopig enkel 'Medewerker' mogelijk.
  • Klik Verder
  • De werkrelatie wordt standaard 10 jaar verlengd, kan eventueel aangepast worden. Vul het e-mailadres van de gebruiker in. Dit wordt gebruikt om de gebruiker een mail te sturen als hij in de laatste twee weken zit van zijn recht. Gedurende twee weken gaat hij hiervan dagelijks een mail krijgen.
  • Klik Verder
  • Klik  Bevestig
  • Daarna kunt u rechten toekennen via Ken gebruikersrecht toe

Veel voorkomende vragen