Discimus - FAQ - Elektronische uitwisseling van leerlingengegevens

Met Discimus wisselen scholen, de Centra voor Deeltijds Onderwijs en AGODI op een vlottere en gebruiksvriendelijkere manier leerlingengegevens uit.

In deze fase richt Discimus zich tot:

  • alle kleuter-, lagere en basisscholen voor gewoon en buitengewoon onderwijs;
  • alle scholen voor secundair onderwijs;
  • alle Centra voor Deeltijds Onderwijs (CDO's);
  • Syntra

In deze lijst van vragen en antwoorden bedoelen we met 'scholen en centra' alle voornoemde instellingen.

Momenteel kunnen de leerlingengegevens over in- en uitschrijvingen, aan- en afwezigheden, leerlingenkenmerken en studiebewijzen uitgewisseld worden. Geleidelijk zullen er meer leerlingengegevens uitgewisseld worden en zullen alle elektronische leerlingenzendingen via WebEDISON door Discimus vervangen worden.

De omzendbrief 'Discimus – Een toekomstgerichte manier om leerlingengegevens uit te wisselen (NO/2012/01)' bevat de belangrijkste informatie over het project Discimus. Een overzicht van antwoorden op veel gestelde vragen van scholen en centra vindt u hier.
Ook de academies van het deeltijds kunstonderwijs (DKO) gebruiken Discimus om leerlingengegevens uit te wisselen met AGODI. Discimus voor DKO is in technisch opzicht gescheiden van Discimus voor bovengenoemde 'scholen en centra'.

 
 

Niet alle gegevens die de school of het centrum in het schooladministratiepakket invoert, worden uitgewisseld met AGODI. Op dit ogenblik heeft de uitwisseling betrekking op de volgende gegevens.

Identificatiegegevens:

  • Stamnummer
  • Rijksregister- of bisnummer (zie ook vragen 18,19 en 20)
  • Naam en voornaam
  • Geslacht
  • Nationaliteit
  • Adres (straat, huisnummer, busnummer, postcode, landcode, gemeente)

Nieuwe inschrijving in de school of het centrum:

  • Moment van inschrijving (inschrijvingsdatum)
  • Datum van instap (begindatum inschrijving)

Inschrijving:
In het gewoon en buitengewoon onderwijs:

  • Begindatum (bijvoorbeeld 1 september)
  • Verwachte einddatum (meestal 31 augustus)
  • Administratieve groep
  • Vestigingsplaats
  • Onderwijstaal (Frans of Nederlands)
  • Levensbeschouwelijk vak
  • Financierbaarheidscode
  • Informatie over de voorgaande inschrijving
  • Volgende gegevens moeten geregistreerd worden indien van toepassing: spreiding lesprogramma, individueel aangepast curriculum (IAC), sportstatuut en soort sport, anderstalige nieuwkomer (AN), afwijking toelating anderstalige nieuwkomer, gewezen anderstalige nieuwkomer (GAN), taalvakken, vrijstelling voor taalvakken, thuisloos, trekkende bevolking

Specifiek voor het buitengewoon onderwijs:

  • Type buitengewoon
  • Verblijfsregeling

UItschrijvingen:

  • Einddatum inschrijving
  • Aanleiding uitschrijving
  • Situatie waarin de leerling zich bevindt na uitschrijving

Wijziging in de inschrijving, bijvoorbeeld verandering van administratieve groep of vestigingsplaats:

  • Deze wijzigingen worden geregistreerd door de einddatum aan te vullen in de eerste inschrijving en een nieuwe inschrijving te registreren met de nieuwe situatie.

Aan- en afwezigheden:

Per halve schooldag registreert elke school of centrum de gepaste aan- of aanwezigheidscode voor elke leerling. Aan- en afwezigheden worden bij voorkeur onmiddellijk en uiterlijk binnen 7 kalenderdagen geregistreerd.

Meer informatie over de codes die u moet registreren, vindt u terug in de volgende omzendbrieven:

Leerlingenkenmerken:

  • Onderwijsniveau van de moeder
  • De taal die de leerling spreekt met het gezin

Meer informatie over de leerlingkenmerken, vindt u terug in de volgende omzendbrieven:

  • voor het gewoon basisonderwijs: BaO 2006/04
  • voor het buitengewoon basisonderwijs: BaO 2006/05
  • voor het secundair onderwijs en het DBSO: SO 70
  • voor het buitengewoon secundair onderwijs: BUSO 04

Studiebewijzen:

  • In het basisonderwijs: getuigschrift basisonderwijs of getuigschrift bereikte doelen.
  • In het secundair onderwijs: in principe worden alle studiebewijzen van leerlingen in het secundair onderwijs uitgewisseld. Uitzonderingen hierop zijn:
  • De specifieke studiebekrachtigingen in veiligheidsopleidingen
  • Deelcertificaten in het modulair secundair onderwijs. Let op, vanaf 2017-2018 worden de deelcertificaten uit het hoger beroepsonderwijs (verpleegkunde) wel geregistreerd in Discimus.
  • Attest verworven competenties in het modulair onderwijs
  • Attest regelmatige lesbijwoning bij spreiding lesprogramma wegens medische reden

Meer informatie over studiebewijzen, vindt u terug in de volgende omzendbrieven:

  • voor het gewoon en buitengewoon basisonderwijs: BaO/98/11 en BaO/2000/2
  • Voor het gewoon voltijds niet-modulair secundair onderwijs (uitgezonderd duaal) : SO 64
  • Voor het buitengewoon niet-modulair secundair onderwijs (uitgezonderd duaal) :  SO/2011/03/BuSO
  • Voor het voltijds modulair secundair onderwijs (uitgezonderd duaal) : SO/2008/04
  • Voor het deeltijds secundair onderwijs (uitgezonderd duaal): SO/2008/08
  • Voor opleidingen duaal : SO/2016/02

Tucht:

Definitieve uitsluitingen in het secundair onderwijs moeten geregistreerd worden. Hiervoor wordt enkel de ingangsdatum van de uitsluiting geregistreerd, er wordt geen bijkomende informatie opgevraagd.

Volgende tuchtmaatregelen kunnen niet geregistreerd worden:  

  • tuchtmaatregels van scholen basisonderwijs
  • preventieve schorsingen, tijdelijke uitsluitingen
 
 

Identificatiegegevens:

  • Rijksregister- of bisnummers die AGODI terugvond in de eigen databank of in het rijks- of bisregister
  • Correcte schrijfwijze van de naam van leerlingen (zoals gekend in rijks- of bisregister)
    Inschrijvingen:
  • Overzicht van inschrijvingen in de eigen school of centrum, zoals geregistreerd in Discimus.
  • Lijst van leerlingen die tegelijk in jouw school en in een andere school zijn ingeschreven, met vermelding van de school, het moment van inschrijving en de periode van overlap
  • Schoolloopbaan (vorige en volgende school) van leerlingen, met vermelding van de school, het moment van inschrijving, de periode van inschrijving en (voor de volgende inschrijving) het voorziene moment van eerste lesbijwoning
    Aan- en afwezigheden:
  • Geregistreerde (problematische) afwezigheden per leerling in de eigen school of centrum
  • Geregistreerde problematische afwezigheden en afwezigheidscodes Z, C en S in de voorgaande school voor leerlingen die tijdens het schooljaar van school veranderen.
    Op deze manier kan u opvolgen hoeveel halve dagen een leerling gedurende het schooljaar al problematisch afwezig was, over de verschillende scholen en centra heen. Het is dus niet nodig om hiervoor de registratiefiche op papier op te vragen aan de voorgaande school.
  • Geregistreerde problematische afwezigheden in het vorige schooljaar voor leerlingen die van school veranderen
  • Geregistreerde halve dagen aanwezigheid in het vorige schooljaar voor leerlingen die overgaan van kleuter- naar lager onderwijs (controle op toelatingsvoorwaarde)
    Leerlingenkenmerken:
  • De leerlingenkenmerken zoals die door een voorgaande school geregistreerd zijn.
    Studiebewijzen (vanaf 2017):
  • Behaalde studiebewijzen in voorgaande scholen en centra (in het kader van de controle op toelatingsvoorwaarden)
    Toelatings- en overgangsvoorwaarden voltijds secundair onderwijs
  • Voor inschrijvingen in het 1e en 2e lj van de 1e, 2e en 3e graad (uitgezonderd modulair, duaal of OKAN-onderwijs) geeft Discimus aan of een leerling op basis van de in Discimus geregistreerde studiebewijzen voldoet aan de toelatingsvoorwaarden of niet.
  • Voor overgangen tijdens het schooljaar in de 1e graad geeft Discimus aan wanneer er een beslissing van een klassenraad moet zijn.

Tucht:

  • Overzicht van definitieve uitsluitingen in de eigen school, zoals geregistreerd in Discimus
     

Sluit

 
Binnen Mijn Onderwijs kan u een overzicht aanvragen van de ingeschreven leerlingen op een door u gekozen datum. Dit document geeft de situatie weer zoals deze gekend is binnen de databank van AGODI en biedt u een controle-instrument. U kan dit doen voor de scholen waarvoor u rechten heeft op het thema 'leerlingen (vertrouwelijk)'.
 

Ouders behouden het recht om hun kind in verschillende scholen in te schrijven.

Via Discimus krijgen scholen en centra echter een overzicht van de leerlingen die tijdens hetzelfde schooljaar in hun school en in één of meerdere andere scholen of centra ingeschreven zijn, met vermelding van de school, het moment van inschrijving en de periode. Zowel gelijktijdige of dubbele inschrijvingen als aansluitende inschrijvingen worden op die manier zichtbaar.

Een leerling kan uiteraard maar in één school of centrum gefinancierd of gesubsidieerd worden.

 In het basisonderwijs is de vaststelling dat er nà (=op een latere datum) de inschrijving in de eigen school nog een inschrijving werd genomen in een andere school, een voldoende decretale basis voor uitschrijving. Dit geldt zowel voor inschrijvingen voor het lopende schooljaar als voor inschrijvingen voor het volgende schooljaar. Meer informatie vindt u in de omzendbrief Schoolveranderen in het basisonderwijs (BaO/97/12) .

Als een secundaire school vaststelt dat een leerling elders is ingeschreven (of dubbel ingeschreven) voor een periode tijdens het lopende schooljaar, dan kan ze de in- of uitschrijvingsdatum in de eigen school aanpassen in het schooladministratiepakket. Indien nodig neemt ze contact op met de andere school of centrum.

Stelt een secundaire school voor het begin van het schooljaar vast dat een leerling ook elders ingeschreven is voor een start op de eerste schooldag van september, kan ze contact opnemen met de ouders. Zo kan de school dit met hen bespreken en bij hen informeren naar de definitieve schoolkeuze.

 
 

Scholen en centra kunnen via hun schooladministratiepakket te weten komen welke leerlingen tijdens het lopende schooljaar ook elders ingeschreven zijn, met vermelding van de school of het centrum, het moment van inschrijving en de periode van overlap.

 Vanaf schooljaar 2018-2019 kunnen scholen en centra ook raadplegen of leerlingen voor het volgende schooljaar elders ingeschreven zijn. Via het schooladministratiepakket kunnen scholen en centra informatie raadplegen over de schoolloopbaan (de vorige en volgende school of centrum) van leerlingen, met vermelding van de school of het centrum, het moment van inschrijving en het voorziene moment van eerste lesbijwoning. Voor basisscholen wordt informatie over inschrijvingen voor het volgende schooljaar pas zichtbaar vanaf 1 juli van het lopende schooljaar.

 

6. Wat kan een school of een centrum doen met de informatie over elders ingeschreven leerlingen?

 

In het basisonderwijs is de vaststelling dat er nà (=op een latere datum) de inschrijving in de eigen school of het eigen centrum nog een inschrijving werd genomen in een andere school of centrum, een voldoende decretale basis voor uitschrijving. Dit geldt zowel voor inschrijvingen voor het lopende schooljaar als voor inschrijvingen voor het volgende schooljaar.

Als een secundaire school vaststelt dat een leerling elders is ingeschreven (of dubbel ingeschreven) voor een periode tijdens het lopende schooljaar, dan kan ze de in- of uitschrijvingsdatum in de eigen school aanpassen in het schooladministratiepakket. Indien nodig neemt ze contact op met de andere school of centrum.

Stelt een secundaire school voor het begin van het schooljaar vast dat een leerling ook elders ingeschreven is voor een start op de eerste schooldag van september, kan ze contact opnemen met de ouders. Zo kan de school dit met hen bespreken en bij hen informeren naar de definitieve schoolkeuze.

 Sluit

 

Er is een verschil tussen 'inschrijving in een school' en 'inschrijving in een administratieve groep'. Afhankelijk van de opbouw van uw schooladministratiepakket, is het mogelijk dat dit verschil niet duidelijk zichtbaar is. Toch is het belangrijk dat een 'inschrijving in de administratieve groep' in tegenstelling tot een 'inschrijving in school' wel geannuleerd mag worden.
Alleen naar aanleiding van een administratieve vergissing mag een school of centrum een 'inschrijving in een school' van een leerling annuleren. Zodra een leerling ingeschreven werd, mag een 'inschrijving in een school' nooit geannuleerd worden. Deze leerling staat dan immers in het inschrijvingsregister.
Een school of centrum kan wel de inschrijving in een administratieve groep annuleren als een leerling ingeschreven werd, maar nooit opdaagde. Zo kan het softwareprogramma ervoor zorgen dat de leerling bijvoorbeeld verdwijnt uit de aanwezigheidsregisters.

 

 

Om de administratieve druk op de scholen en centra te verlichten, zullen geleidelijk steeds meer leerlingengegevens via Discimus uitgewisseld worden. Hierdoor worden bepaalde zendingen van leerlingengegevens via WebEDISON overbodig. De omzendbrief 'Discimus – Een toekomstgerichte manier om leerlingengegevens uit te wisselen (NO/2012/01)' beschrijft welke leerlingenzendingen afgeschaft zijn. In een latere fase zullen ook andere leerlingenzendingen verdwijnen. Ook onderzoekt AGODI of er op termijn een aantal formulieren kunnen geïntegreerd worden in Discimus. Voor meer informatie over de leerlingengegevens die scholen en centra voorlopig nog via WebEDISON blijven versturen, kunt u terecht in de omzendbrieven 'Zending van leerlingengegevens in het basisonderwijs (BaO/2008/03)' en 'Zendingen voor leerlingen en scholen in het secundair onderwijs (SO/2007/05)'.

 
 

De zendingen van personeelsgegevens zijn helemaal niet opgenomen in het project.

 
 

Hoewel scholen en centra de in- en uitschrijvingen op het ogenblik van inschrijving of vlak na de inschrijving (binnen de 7 kalenderdagen en uiterlijk op de eerste dag van de lesbijwoning) in hun schooladministratiepakket registreren, kunnen ze deze informatie daarna nog wijzigen. Zodra zij bepaalde gegevens in hun schooladministratiepakket aanpassen, komt de gewijzigde informatie ook in de databank van AGODI terecht. Hierdoor bevat de databank van AGODI steeds dezelfde informatie als het schooladministratiepakket van de school of centrum.

Met het oog op een correcte berekening van omkadering en werkingsmiddelen is het wel van belang dat de leerlingengegevens tijdig volledig en correct in de databank van AGODI toekomen.

Sluit

 

Het voordeel van Discimus, is dat de scholen en centra waar mogelijk meteen informatie krijgen of de geregistreerde informatie correct is. Als het ingevoerde rijksregisternummer bijvoorbeeld al aan een ander stamnummer binnen de school of het centrum gehecht is, dan volgt hier onmiddellijk feedback over. Hierdoor kan ze deze informatie onmiddellijk aanpassen.

 
 

Voor de registratie in Discimus van inschrijvingen in het basisonderwijs geldt een decretale termijn van 7 kalenderdagen. Start de leerling eerder, dan wordt de inschrijving uiterlijk op de datum van instap geregistreerd. Ook de registratie van andere leerlingengegevens (in- en uitschrijvingen in het SO, aan- en afwezigheden, leerlingenkenmerken) gebeurt bij voorkeur onmiddellijk en uiterlijk binnen de week. Het is immers belangrijk dat de databank van AGODI accurate gegevens bevat. Dit betekent ook dat alle leerlingengegevens binnen de week na een bepaalde teldag volledig en correct in het schooladministratiepakket zijn geregistreerd.

 
 

Dan schrijft de school of het centrum de leerlingen onder het huidige instellingsnummer in. Als de herstructurering afgerond is en de school of het centrum een nieuw instellingsnummer gekregen heeft, dan kan ze de identificatie- en inschrijvingsgegevens verplaatsen naar het nieuwe instellingsnummer.

 
 

Voor deze leerlingen moet er een nieuwe 'inschrijving in administratieve groep' voor het volgende schooljaar worden aangemaakt. Het is mogelijk dat dit pas automatisch gebeurt wanneer de school of het centrum het nieuwe schooljaar initialiseert in het schooladministratiepakket. Afhankelijk van het schooladministratiepakket kan het wel gebeuren dat hiervoor een speciale procedure moet worden doorlopen. Voor meer inlichtingen hierover neemt de school of het centrum best contact op met de schoolsoftwareleverancier.

 
 

Deze leerlingen worden op dezelfde manier ingeschreven als leerlingen zonder voorgeschiedenis in de school of het centrum. Voor deze leerlingen wordt een 'inschrijving in een school' en een 'inschrijving in een administratieve groep' aangemaakt.

Vanaf schooljaar 2018-2019 is het belangrijk dat het moment waarop de nieuwe (her)inschrijving wordt gerealiseerd (de datum van inschrijving) correct wordt geregistreerd. In het basisonderwijs geldt een recentere inschrijving in een andere school immers als een grond voor uitschrijving door de voorgaande school. Het is dus van belang over de juiste inschrijvingsinformatie te beschikken.

 
 

Bij de inschrijving van een leerling vraagt de school of het centrum bij voorkeur het rijksregisternummer aan de ouders. Het is evenwel mogelijk om een leerling te registreren waarvoor de school of het centrum het rijksregisternummer of bisnummer (nog) niet kent.

AGODI vraagt de scholen en centra om deze gegevens aan te vullen zodra zij hierover beschikken.

 
 

Het rijksregisternummer is terug te vinden op de ISI+-kaart, op de kids-ID of op de identiteitskaart van een leerling.

 
 

Zonder geldig identificatienummer kan AGODI niet te weten komen of een leerling ook in een andere school is ingeschreven. Daarom zal AGODI, als de school of het centrum het identificatienummer van een leerling niet kent, dit opzoeken in zijn eigen databank of in het rijksregister. De school of het centrum krijgt de mogelijkheid om de door AGODI gevonden identificatienummers op te nemen in haar eigen databank.

Opgelet: het terugvinden van het identificatienummer kan heel wat tijd in beslag nemen als de leerling nog niet in de bevraagde databanken voorkomt of de door de school of het centrum geregistreerde gegevens (voor- en achternaam, geboortedatum, …) niet overeenstemmen met de officiële gegevens. Correcte registratie van de gegevens door de school of het centrum is dus erg belangrijk.

 

Discimus beperkt zich tot de leerlingen die in een school ingeschreven worden. Leerlingen die zich aanmelden hoeven niet geregistreerd te worden.

 
 

Discimus beperkt zich tot de leerlingen die in een school ingeschreven worden. Leerlingen van wie de inschrijving niet gerealiseerd is (zoals leerlingen op de wachtlijst), hoeven niet geregistreerd te worden.

 
 

In principe moeten er enkel leerlingenkenmerken in Discimus worden geregistreerd wanneer een leerling zich voor de eerste keer inschrijft in een door de Vlaamse gemeenschap gesubsidieerde of gefinancierde school of centrum. U kan via uw schooladministratiepakket steeds raadplegen wat de recentste geregistreerde leerlingenkenmerken van uw leerlingen zijn. Wanneer de leerlingenkenmerken ontbreken of gewijzigd zijn, kan u steeds de leerlingenkenmerken wijzigen of nieuwe leerlingenkenmerken creëren. Voor iedere wijziging of creatie van leerlingenkenmerken moet er een door de ouders ondertekend formulier door de school bewaard worden.

 
 

In de omzendbrief 'Discimus – Een toekomstgerichte manier om leerlingengegevens uit te wisselen' vindt u alle contactgegevens terug.