Discimus - FAQ - Elektronische uitwisseling van leerlingengegevens

Met Discimus wisselen scholen, de Centra voor Deeltijds Onderwijs en AgODi op een vlottere en gebruiksvriendelijkere manier leerlingengegevens uit.

In deze fase richt Discimus zich tot:

  • alle kleuter-, lagere en basisscholen voor gewoon en buitengewoon onderwijs;
  • alle scholen voor secundair onderwijs;
  • alle Centra voor Deeltijds Onderwijs (CDO's);
  • Syntra

In deze lijst van vragen en antwoorden bedoelen we met 'scholen' alle voornoemde instellingen.

Momenteel kunnen de leerlingengegevens over in- en uitschrijvingen, aan- en afwezigheden, leerlingenkenmerken en studiebewijzen uitgewisseld worden. Geleidelijk zullen er meer leerlingengegevens uitgewisseld worden en zullen alle elektronische leerlingenzendingen via WebEDISON door Discimus vervangen worden.

De omzendbrief 'Discimus – Een toekomstgerichte manier om leerlingengegevens uit te wisselen (NO/2012/01)' bevat de belangrijkste informatie over het project Discimus. Een overzicht van antwoorden op veel gestelde vragen van scholen vindt u hier.
 

 
 

Identificatiegegevens:

  • Rijksregister- of bisnummers die AgODi terugvond in de eigen databank of in het rijks- of bisregister
  • Correcte schrijfwijze van de naam van leerlingen (zoals gekend in rijks- of bisregister)

Inschrijvingen:

  • Lijst van leerlingen die in jouw school en in een andere school zijn ingeschreven, met weergave van de andere school.

Aan- en afwezigheden:

  • Geregistreerde problematische afwezigheden in het vorige schooljaar voor leerlingen die van school veranderen
  • Geregistreerde problematische afwezigheden en afwezigheidscodes Z, C en S in de voorgaande school voor leerlingen die tijdens het schooljaar van school veranderen.
  • Nagaan of de leerlingen die overgaan van kleuter- naar lager onderwijs voldoende aanwezig waren.

Leerlingenkenmerken:

  • De leerlingenkenmerken zoals die door een voorgaande school geregistreerd zijn.

Studiebewijzen (vanaf 2017):

  • Behaalde studiebewijzen in voorgaande scholen.
 
 

Binnen Mijn Onderwijs kan u een overzicht aanvragen van de ingeschreven leerlingen op een door u gekozen datum. Dit document geeft de situatie weer zoals deze gekend is binnen de databank van AgODi en biedt u een controle-instrument. U kan dit doen voor de scholen waarvoor u rechten heeft op het thema 'leerlingen (vertrouwelijk)'..

 
 

Ouders behouden het recht om hun kind in verschillende scholen in te schrijven. Door Discimus zullen scholen een zicht krijgen op de leerlingen die op hetzelfde moment in hun school en in één of meerdere andere scholen ingeschreven zijn. Daardoor kunnen de scholen beter inschatten hoeveel leerlingen het schooljaar effectief in hun school zullen starten. Door deze informatie kunnen scholen zich beter voorbereiden op het volgende schooljaar.

 
 

Scholen kunnen via hun schooladministratiepakket te weten komen welke leerlingen ook elders ingeschreven zijn. Daarnaast vinden ze ook terug in welke andere scholen deze leerlingen ingeschreven zijn.

 
 

Als een school voor het begin van het schooljaar ziet dat een leerling ook elders ingeschreven is voor een start op de eerste schooldag van september, kan ze contact opnemen met de ouders. Zo kan de school dit met hen bespreken en bij hen informeren naar de definitieve schoolkeuze.

Als leerlingen in de loop van het schooljaar gedurende één of meerdere dagen dubbel zijn ingeschreven doet de school het volgende:
Bij leerlingen uit het basisonderwijs die gedurende één of meerdere dagen ingeschreven worden in een andere school, geldt de procedure 'Schoolveranderen (BaO/97/21)'. Meer informatie is ook terug te vinden in de omzendbrieven 'Controle van de leerlingen in het gewoon basisonderwijs (BaO/2006/04)' en 'Controle van de leerlingen in het buitengewoon basisonderwijs (BaO/2006/05)'.
Wanneer leerlingen uit het secundair onderwijs één of meerdere dagen in een andere school ingeschreven zijn, past de school de in- of uitschrijvingsdatum aan. Indien nodig neemt ze contact op met de andere school.

 
 

Er is een verschil tussen 'inschrijving in een school' en 'inschrijving in een administratieve groep'. Afhankelijk van de opbouw van uw schooladministratiepakket, is het mogelijk dat dit verschil niet duidelijk zichtbaar is. Toch is het belangrijk dat een 'inschrijving in de administratieve groep' in tegenstelling tot een 'inschrijving in school' wel geannuleerd mag worden.
Alleen naar aanleiding van een administratieve vergissing mag een school een 'inschrijving in een school' van een leerling annuleren. Zodra een leerling ingeschreven werd, mag een 'inschrijving in een school' nooit geannuleerd worden. Deze leerling staat dan immers in het inschrijvingsregister.
Een school kan wel de inschrijving in een administratieve groep annuleren als een leerling ingeschreven werd, maar nooit opdaagde. Zo kan het softwareprogramma ervoor zorgen dat de leerling bijvoorbeeld verdwijnt uit de aanwezigheidsregisters.

 
 

Om de administratieve druk op de scholen te verlichten, zullen geleidelijk steeds meer leerlingengegevens via Discimus uitgewisseld worden. Hierdoor worden bepaalde zendingen van leerlingengegevens via WebEDISON overbodig. De omzendbrief 'Discimus – Een toekomstgerichte manier om leerlingengegevens uit te wisselen (NO/2012/01)' beschrijft welke leerlingenzendingen afgeschaft zijn. In een latere fase zullen ook andere leerlingenzendingen verdwijnen. Ook onderzoekt AgODi of er op termijn een aantal formulieren kunnen geïntegreerd worden in Discimus. Voor meer informatie over de leerlingengegevens die scholen voorlopig nog via WebEDISON blijven versturen, kunt u terecht in de omzendbrieven 'Zending van leerlingengegevens in het basisonderwijs (BaO/2008/03)' en 'Zendingen voor leerlingen en scholen in het secundair onderwijs (SO/2007/05)'.

 
 

De zendingen van personeelsgegevens zijn helemaal niet opgenomen in het project. Scholen zullen WebEDISON blijven gebruiken om deze informatie aan AgODi te bezorgen.

 
 

Hoewel scholen de in- en uitschrijvingen op het ogenblik van inschrijving of vlak na de inschrijving in hun schooladministratiepakket registreren, kunnen scholen deze informatie daarna nog wijzigen. Zodra zij bepaalde gegevens in hun schooladministratiepakket aanpassen, komt de gewijzigde informatie ook in de databank van AgODi terecht. Hierdoor bevat de databank van AgODi steeds dezelfde informatie als het schooladministratiepakket van de school. Indien de school meer dan een week na het verstrijken van een teldatum nog gegevens (inschrijvingsgegevens of leerlingenkenmerken) met betrekking op die teldatum (voor de teldag op de eerste schooldag van oktober is dit bijvoorbeeld 8 oktober), contacteert de school best de verificateur. AgODi houdt dan immers niet automatisch rekening met deze wijziging.

 
 

Het voordeel van de nieuwe manier van werken, is dat de scholen meteen informatie krijgen of de geregistreerde informatie correct is. Als het ingevoerde rijksregisternummer bijvoorbeeld al aan een ander stamnummer binnen de school gehecht is, dan krijgt de school hier onmiddellijk feedback over. Hierdoor kan ze deze informatie onmiddellijk aanpassen.

 
 

De registratie van alle leerlingengegevens (in- en uitschrijvingen, aan- en afwezigheden, leerlingenkenmerken) gebeurt bij voorkeur onmiddellijk en uiterlijk binnen de week. Het is immers belangrijk dat de databank van AgODi accurate gegevens bevat. Dit betekent ook dat alle leerlingengegevens binnen de week na een bepaalde teldag volledig en correct in het schooladministratiepakket zijn geregistreerd.

 
 

Dan schrijft de school de leerlingen onder het huidige instellingsnummer in. Als de herstructurering afgerond is en de school een nieuw instellingsnummer gekregen heeft, dan kan ze de identificatie- en inschrijvingsgegevens verplaatsen naar het nieuwe instellingsnummer.

 
 

Voor deze leerlingen moet er een nieuwe 'inschrijving in administratieve groep' voor het volgende schooljaar worden aangemaakt. Het is mogelijk dat dit pas automatisch gebeurt wanneer de school het nieuwe schooljaar initialiseert in het schooladministratiepakket. Afhankelijk van het schooladministratiepakket kan het wel gebeuren dat hiervoor een speciale procedure moet worden doorlopen. Voor meer inlichtingen hierover neemt de school best contact op met de schoolsoftwareleverancier.

 
 

Niet alle gegevens die de school in het schooladministratiepakket invoert, worden uitgewisseld met AgODi. Op dit ogenblik heeft de uitwisseling betrekking op de in- en uitschrijvingen, de aan- en afwezigheden, de leerlingenkenmerken en de studiebewijzen. In de toekomst zal dit uitgebreid worden met andere leerlingengegevens.

 
 

Neen. Vroeger was het mogelijk om vlak voor het versturen van een leerlingenzending via WebEDISON de stamnummers nog te wijzigen. Vanaf het schooljaar 2012-2013 worden de leerlingengegevens al bij de inschrijving geregistreerd en uitgewisseld met de databank van AgODi. Op dat ogenblik wordt er een stamnummer toegekend. Hierdoor is het niet mogelijk om de stamnummers later nog te wijzigen.
AgODi opteerde er wel voor om de herkenbare structuur van het stamnummer te behouden. Zo begint dit nummer steeds met het jaar waarvoor de leerling voor het eerst in de school werd ingeschreven.

 
 

Bij de inschrijving van een leerling vraagt de school bij voorkeur het rijksregisternummer aan de ouders. Het is evenwel mogelijk om een leerling te registreren waarvoor de school het rijksregisternummer of bisnummer niet kent.

 
 

Het rijksregisternummer is terug te vinden op de ISI+-kaart, op de kids-ID of op de identiteitskaart van een leerling.

 
 

Zonder geldig identificatienummer kan AgODi niet te weten komen of een leerling ook in een andere school is ingeschreven. Daarom zal AgODi, als de school het identificatienummer van een leerling niet kent, dit opzoeken in zijn eigen databank. De school krijgt de mogelijkheid om de door AgODi gevonden identificatienummers op te nemen in haar eigen databank. Bij de opmaak van de lijst van dubbele inschrijvingen zal AgODi rekening houden met alle gevonden identificatienummers.

 
 

Discimus beperkt zich tot de leerlingen die in een school ingeschreven worden. Leerlingen die zich aanmelden hoeven niet geregistreerd te worden.

 
 

Discimus beperkt zich tot de leerlingen die in een school ingeschreven worden. Leerlingen van wie de inschrijving niet gerealiseerd is, hoeven niet geregistreerd te worden.

 
 

In principe moeten er enkel leerlingenkenmerken in Discimus worden geregistreerd wanneer een leerling zich voor de eerste keer inschrijft in een Vlaamse school. U kan via uw schooladministratiepakket steeds raadplegen wat de recentste geregistreerde leerlingenkenmerken van uw leerlingen zijn. Wanneer de leerlingenkenmerken ontbreken of gewijzigd zijn, kan u steeds de leerlingenkenmerken wijzigen of nieuwe leerlingenkenmerken creëren. Wel moet er tegenover iedere wijziging of creatie van leerlingenkenmerken een door de ouders ondertekend formulier staan.

 
 

In de omzendbrief 'Discimus – Een toekomstgerichte manier om leerlingengegevens uit te wisselen' vindt u alle contactgegevens terug.