EDISON - Project

Inleiding

Door het Vlaams Ministerie van Onderwijs en Vorming van de Vlaamse Gemeenschap worden de salarissen uitbetaald van alle personeelsleden van de Vlaamse onderwijsinstellingen, evenals hun werkingskosten, alle studietoelagen,...

In de tachtiger jaren werd orde op zaken gesteld in de honderden soorten formulieren die hiervoor werden opgevraagd en in de ondoorzichtige zwerftochten van deze formulieren doorheen de gebouwen en kantoren van het Vlaams Ministerie van Onderwijs en Vorming:

  1. in een poging om elke benodigde informatie slechts één keer op te vragen, werd het aantal formulieren herleid tot minder dan vijftig;
  2. door de oprichting van speciale administratieve eenheden, de zogenaamde "werkstations" voor personeel en "schoolbeheerteams" voor lerenden, werd een einde gesteld aan het rondzwerven van formulieren en dossiers. Het principe was dat elke school zijn formulieren naar slechts één werkstation of schoolbeheerteam stuurde en dat de school op elk ogenblik kon navragen hoe het met één of ander dossier gesteld was.

Deze operaties waren een succes over de hele lijn. De achterstand bij de verwerkingen werd in relatief korte tijd weggewerkt, de frustratie in de schoolsecretariaten sloeg om in matig enthousiasme. De werkstations waren geliefd, de administratie had een menselijker gezicht gekregen.

De toegenomen doorzichtigheid in de administratieve procedures schiep nieuwe kansen voor allerhande schoolautomatiseerders: van enthousiaste directeurs, over leerkrachten of leden van de vriendenkringen tot (kleine) commerciële bedrijven.

Het Vlaams Ministerie van Onderwijs en Vorming speelde op deze trend in door eerst de massale leerlingentellingen elektronisch op te vragen (diskette). Het Vlaams Ministerie van Onderwijs en Vorming ontwierp een formaat waarin de gegevens gegoten moesten worden. Dit werd de basis van ons latere EDI (Electronic Document Interchange)-formaat

Ook deze operatie was een succes. De meeste schoolsecretariaten zagen blijkbaar automatische gegevensverzameling wel zitten en waren klaar voor de volgende definitieve stap: elektronische communicatie.

Aanvang

Initiatieven voor het elektronische communicatieproject werden opgestart in het najaar van 1993 en enkele entousiastelingen pakten de zaken meteen grondig aan. Er mocht geen sprake meer zijn van het opsturen van diskettes en evenmin van het opsturen van papieren documenten naast elektronische.

Na korte tijd waren de belangrijkste krachtlijnen gekend:

  • de schoolsecretariaten moesten blijven steunen op hun eigen automatisering
  • elk redelijk schoolplatform moest in aanmerking komen
  • de benodigde investeringen aan de schoolkant moesten aanvaardbaar zijn
  • de bedrijfszekerheid moest maximaal zijn
  • de juridische onderbouwing moest optimaal.

Een groep juristen en ambtenaren ontwierp een juridische kaderovereenkomst (een ‘interchange agreement’) die onderhandeld werd met de onderwijskoepels en de grootste onderwijsvakbonden en die afgesloten moest worden tussen de Minister van Onderwijs en de inrichtende macht van elke onderwijsinstelling. Deze basisovereenkomst geraakte bekend als "BasisOvereenkomst Elektronische Gegevensuitwisseling", kortweg BOEG.

Het gehele project kreeg ook een eigen naam die op korte tijd een begrip zou worden, nl. EDISON.
EDISON is een letterwoord dat staat voor "Elektronisch Doorgeven van Informatie tussen Schoolinstellingen en het ONderwijsdepartement". Het bevat een zekere analogie met "de legende van Thomas Edison".
Door het grote succes wordt de term ondertussen voor het grote geheel gebruikt, dwz:

  • zowel voor de communicatiesoftware die het Vlaams Ministerie van Onderwijs en Vorming aan de schoolsecretariaten ter beschikking stelt
  • als voor de gecertificeerde schooladministratiepakketten
  • en voor de elektronische dossiers van personeel en lerenden op de hoofdcomputer van onderwijs

Groei

Inhoudelijk

Aan de automatisering van de centrale dossiers werkten tientallen informatici gedurende meerdere jaren.
Eerst werden die delen geautomatiseerd die de grootste opbrengst konden garanderen: die enkele formulieren die in het basis- en secundair onderwijs tot tachtig procent van de gegevensstroom uitmaakten.
Tegenwoordig is men toe aan de automatisering van de overige formulieren en de overige onderwijsniveaus.
Tevens wordt een begin gemaakt met de distributie van individuele dossiergegevens en is de inschakeling van EDISON voor geprefereerde externe partners, zoals Dimona, een feit.

Technisch

De Edison-software die het Vlaams Ministerie van Onderwijs en Vorming ter beschikking stelt bevat verschillende componenten.

  • het beheer over de bestanden van en voor het schoolpakket
  • de digitale handtekening
  • het communiceren van en naar het departement.

Edison heeft reeds een lange weg afgelegd en in haar historiek werd menige mijlpaal dan ook reeds genomen.

Omvang

Van een bescheiden project met grote ambities is Edison op korte tijd snel uitgegroeid tot een uitgebreid netwerk. In 1995 werden in alle stilte de eerste 22 scholen uitgerust met het Edison-pakket. Slechts 15 slaagden erin de communicatie in dat schooljaar effectief tot stand te brengen. Na vijf jaar is het aantal uitgegroeid tot zowat het gehele Vlaamse onderwijslandschap.

Het Vlaams onderwijslandschap telt bijna 5000 onderwijsinstellingen (sommige met meerdere ‘vestigingen’). Er werken in totaal meer dan 120.000 personeelsleden. Vooral in de maanden februari, september en oktober worden hierdoor de belangrijkste piekmomenten in de verwerking opgetekend. Manuele tussenkomsten van het werkstation of het schoolbeheerteam zijn steeds schaarser, omdat de centrale automatisering steeds verder gaat.

Actueel

Vanaf 1 april 2010 werken alle instellingen met de webtoepassing (Windows en Mac) WebEDISON, de opvolger van Edison. WebEDISON heeft dezelfde functionaliteiten als Edison buiten het feit dat de gebruikers toegangsrechten nodig hebben. Die worden hen verleend in de webtoepassing WebIDM.