Jaarkalender - Handleiding

Jaarkalender - BAO | Jaarkalender - CLB | Jaarkalender - DKO | Jaarkalender - SO | Handleiding

Meer informatie over het toevoegen van de AgODi Jaarkalender aan je eigen agenda (Outlook, iCal ...)

Jaarkalender basisonderwijs

Deze jaarkalender wil een leidraad zijn bij het opsturen van gegevens naar het Agentschap voor Onderwijsdiensten (AgODi). De informatie die je hier krijgt is beknopt. Meer gedetailleerde toelichting vind je via Edulex in de Coördinatie van de Omzendbrieven (Omzendbrieven Basisonderwijs) en - voor scholen die hun gegevens elektronisch doorsturen – in de Gebruikshandleiding voor elektronische communicatie.

Alle instellingen van het basisonderwijs sturen hun gegeven elektronisch door naar het Agentschap voor Onderwijsdiensten (AgODi). Zij sturen dus elektronische berichten door in plaats van PERS-berichten.
Een elektronisch bericht is opgebouwd volgens een bepaalde structuur of recordlay-out (RL). Naargelang het soort bericht wordt een andere recordlay-out gebruikt (vandaar dat men spreekt van RL-1, RL-2, …). Achteraan in deze inleiding is een overzichtstabel opgenomen, met naast elke soort van melding de RL en het PERS-formulier dat ermee overeenkomt.

Elektronische communicatie kan gebeuren voor volgende personeelscategorieën:
- bestuurs- en onderwijzend personeel
- beleids- en ondersteunend personeel
- opvoedend hulppersoneel
- paramedisch personeel
- sociaal personeel
- medisch personeel
- psychologisch personeel
- orthopedagogisch personeel
- administratief, meesters-, vak- en dienstpersoneel
- gesubsidieerde contractuelen en contractuelen ten laste van het Ministerie van Onderwijs en Vorming.

Gegevens die betrekking hebben op een periode vóór de start van de elektronische communicatie, moeten nog altijd via PERS-formulieren gemeld worden.

Waar nodig vind je in de kalender afzonderlijke uitleg voor de elektronische procedure enerzijds en de manuele procedure anderzijds. Wordt er niet gespecificeerd, dan geldt de informatie voor beide procedures.

Hoe is de jaarkalender concreet opgebouwd?


Kolom 1: Datum

In deze kolom vind je de datum waarop gegevens doorgestuurd moeten worden. Tenzij anders vermeld, is de opgegeven datum altijd de laatste dag waarop je de gegevens mag insturen om een tijdige verwerking door de administratie mogelijk te maken. Wacht evenwel niet tot het laatste ogenblik!

Let op voor de salarisbetaling bij de start van het schooljaar: op de salarisbetalingen kan AgODi niet meer alle controles uitvoeren als de personeelsgegevens pas ingediend worden tijdens de laatste dagen van de betalingsperiode. Daardoor kunnen er risico's ontstaan. Het salaris kan ook alleen maar gegarandeerd worden voor de volledige, correcte en tijdige dossiers, waarvan de gegevens uiterlijk twee werkdagen vóór de uiterste verwerkingsdatum via EDISON bij het Agentschap voor Onderwijsdiensten zijn geregistreerd. Vandaar de oproep om zeker bij de start van het schooljaar de gegevens voor de salarisbetaling zo snel mogelijk door te sturen. De zendingen kunnen al vanaf 16 augustus verwerkt worden.

Kolommen 2 en 3: Gebeurtenis en Actie

Hierin vind je welke gegevens doorgestuurd moeten worden.
Sommige gegevens zijn niet datumgebonden en worden ingestuurd onmiddellijk wanneer de gebeurtenis zich voordoet:

naar je werkstation:
- indiensttreding: in de elektronische procedure volstaat de zending van een opdrachtenpakket RL-1.
Bij de manuele procedure moet bij elke indiensttreding altijd een PERS 12 (cumulatie - de vermelding 'nihil' op PERS 2 is ook in orde) en een PERS 2 (opdracht lange duur) of 5 (interimopdracht) ingestuurd worden. De PERS 5 wordt in principe de laatste dag van elke maand ingestuurd. Je mag dat formulier ook onmiddellijk insturen als de vervanging tot het einde van de maand doorloopt of als de einddatum gekend is.
Als het een eerste indiensttreding betreft, moet je bovendien een dienststaat PERS 1 (manuele procedure) opsturen en een stamboeknummer aanvragen d.m.v. een RL-9 (elektronisch);
"- wijzigingen aan de persoonlijke toestand van het personeelslid: wijzigingen aan woonplaats, verblijfplaats en familiale toestand worden gemeld door een RL-5, RL-6 en RL-7.
Gewijzigde cumulatiegegevens stuur je in d.m.v. RL-8 (elektronisch) of PERS 12 (manueel). Het rekeningnummer wordt elektronisch gemeld door een RL-9;"
- melding ziekteverlof: in tegenstelling tot de manuele procedure, waar de PERS 4 om de twee maanden (tijdelijken) of twee keer per jaar (vastbenoemden) wordt ingestuurd, wordt in de elektronische procedure het ziekteverlof onmiddellijk van bij de aanvang gemeld d.m.v. een RL-2;
- pensioen: voor personeelsleden die op pensioen gaan, stuur je bij voorkeur minstens negen maanden voor de ingangsdatum een document pensioenaanvraag in tweevoud op, samen met een PERS 15. Tegelijkertijd meld je de stopzetting van de opdracht met een RL-4 (elektronisch) of PERS 3 (manueel).
naar je schoolbeheerteam en de verificateur:
BAO - onthaalonderwijs voor anderstalige nieuwkomers
BAO 06 voor scholen en
BAO 06 bis voor scholengemeenschap
BKL3 - School pagina 2/3 (godsdienst/zedenleer).

naar je schoolbeheerteam:
- BAO - Aanvullende lestijden godsdienst
- aanvraagformulier tijdelijk onderwijs aan huis.

naar de onderwijsinspectie:

- naar de inspecteur-generaal basisonderwijs:
- aanvraag voor afwijking op de maximale revalidatieduur.

naar de ressortinspecteur:
- documenten als voorbereiding op een schooldoorlichting (basisgegevens)
- revalidatietussenkomsten tijdens de lesuren door personen of instanties buiten schoolverband (moeten op voorhand meegedeeld worden)
- aanvraag voor afwijking op de organisatie van het schooljaar
- aanvraag om leerlingen tijdelijk buiten de gekende vestigingsplaatsen onder te brengen
- inschrijvingslijst ‘internaten voor kinderen met ouders zonder vaste verblijfplaats’.

naar de coördinerend inspecteur buitengewoon basisonderwijs:
- aanvraag en verantwoording voor de gelijkwaardigheid van leerdoelen.

In kolom 2 vind je ook de belangrijkste data m.b.t. de onderwijsloopbaan in het algemeen en de vakantieregeling in de scholen. Deze vakantieregeling berust op de volgende vaste principes:
- de zomervakantie begint op 1 juli en eindigt op 31 augustus
- de herfstvakantie begint de maandag van de week waarin 1 november valt en duurt één week. Als 1 november op een zondag valt, dan begint de herfstvakantie op 2 november
- de kerstvakantie begint de maandag van de week waarin Kerstmis valt en duurt twee weken. Als Kerstmis op een zaterdag of zondag valt, dan begint de kerstvakantie op de maandag na Kerstmis
- de krokusvakantie begint de zevende maandag voor Pasen en duurt één week
- de paasvakantie begint de eerste maandag van april en duurt twee weken. Als Pasen in de maand maart valt, dan begint de paasvakantie de maandag na Pasen. Als Pasen na 15 april valt, begint de paasvakantie de tweede maandag voor Pasen
- de vrijdag na Hemelvaart.

Naast de traditionele vakantiedagen (1 mei, 11 november …) heeft het basisonderwijs twee facultatieve vakantiedagen. Deze bijkomende dagen kunnen vrij aangewend worden en eventueel gesplitst in halve dagen. Facultatieve verlofdagen moeten uiterlijk op 30 juni van het voorgaande schooljaar gemeld worden aan de inspectie basisonderwijs, de personeelsleden en de ouders en leerlingen.

Kolom 4: Naar wie?

Hier vind je aan welke afdeling, cel … je de gegevens moet sturen. De adressen vind je hier.

Kolom 5: Opmerking

Bevat aanvullende informatie.
 

Jaarkalender centra voor leerlingenbegeleiding - clb

Deze jaarkalender wil een leidraad zijn bij het opsturen van gegevens naar het Agentschap voor Onderwijsdiensten (AgODi). De informatie die je hier krijgt, is beknopt. Meer gedetailleerde toelichting vind je via Edulex in de Coördinatie van de Omzendbrieven en - voor scholen die hun gegevens elektronisch doorsturen – in de Gebruikshandleiding voor elektronische communicatie.

Alle instellingen van het basisonderwijs sturen hun gegeven elektronisch door naar AgODi. Zij sturen dus elektronische berichten door in plaats van PERS-berichten.
Een elektronisch bericht is opgebouwd volgens een bepaalde structuur of recordlay-out (RL). Naargelang het soort bericht wordt een andere recordlay-out gebruikt (vandaar dat men spreekt van RL-1, RL-2, …). Achteraan in deze inleiding is een overzichtstabel opgenomen, met naast elke soort van melding de RL en het PERS-formulier dat ermee overeenkomt.

Elektronische communicatie kan gebeuren voor volgende personeelscategorieën:
- bestuurs- en onderwijzend personeel
- beleids- en ondersteunend personeel
- opvoedend hulppersoneel
- paramedisch personeel
- sociaal personeel
- medisch personeel
- psychologisch personeel
- orthopedagogisch personeel
- administratief, meesters-, vak- en dienstpersoneel
- gesubsidieerde contractuelen en contractuelen ten laste van het ministerie van Onderwijs en Vorming.

Gegevens die betrekking hebben op een periode vóór de start van de elektronische communicatie, moeten nog altijd via PERS-formulieren gemeld worden.

Waar nodig vind je in de kalender afzonderlijke uitleg voor de elektronische procedure enerzijds en de manuele procedure anderzijds. Wordt er niet gespecificeerd, dan geldt de informatie voor beide procedures.

 
Hoe is de jaarkalender concreet opgebouwd?


Kolom 1: Datum

In deze kolom vind je de datum waarop gegevens doorgestuurd moeten worden. Tenzij anders vermeld, is de opgegeven datum altijd de laatste dag waarop je de gegevens mag insturen om een tijdige verwerking door de administratie mogelijk te maken. Wacht evenwel niet tot het laatste ogenblik!

Let op voor de salarisbetaling bij de start van het schooljaar: op de salarisbetalingen kan AgODi niet meer alle controles uitvoeren als de personeelsgegevens pas ingediend worden tijdens de laatste dagen van de betalingsperiode. Daardoor kunnen er risico's ontstaan. Het salaris kan ook alleen maar gegarandeerd worden voor de volledige, correcte en tijdige dossiers, waarvan de gegevens uiterlijk twee werkdagen vóór de uiterste verwerkingsdatum via EDISON bij het Agentschap voor Onderwijsdiensten zijn geregistreerd. Vandaar de oproep om zeker bij de start van het schooljaar de gegevens voor de salarisbetaling zo snel mogelijk door te sturen. De zendingen kunnen al vanaf 16 augustus verwerkt worden.

Kolommen 2 en 3: Gebeurtenis en Actie

Hierin vind je welke gegevens doorgestuurd moeten worden.
Sommige gegevens zijn niet datumgebonden en worden ingestuurd onmiddellijk wanneer de gebeurtenis zich voordoet:

naar je werkstation:
- indiensttreding: in de elektronische procedure volstaat de zending van een opdrachtenpakket RL-1.
Bij de manuele procedure moet bij elke indiensttreding altijd een PERS 12 (cumulatie - de vermelding 'nihil' op PERS 2 is ook in orde) en een PERS 2 (opdracht lange duur) of 5 (interimopdracht) ingezonden worden. De PERS 5 wordt in principe de laatste dag van elke maand ingestuurd. Dat formulier mag ook onmiddellijk ingestuurd worden als de vervanging tot het einde van de maand doorloopt of als de einddatum gekend is.
Als het een eerste indiensttreding betreft, moet bovendien een dienststaat PERS 1 (manuele procedure) opgestuurd worden en moet een stamboeknummer aangevraagd worden d.m.v. een RL-9 (elektronisch);
"- wijzigingen aan de persoonlijke toestand van het personeelslid: wijzigingen aan woonplaats, verblijfplaats en familiale toestand worden gemeld door een RL-5, RL-6 en RL-7.
Gewijzigde cumulatiegegevens stuur je in d.m.v. RL-8 (elektronisch) of PERS 12 (manueel). Het rekeningnummer wordt elektronisch gemeld door een RL-9;"
- melding ziekteverlof: in tegenstelling tot de manuele procedure, waar de PERS 4 om de twee maanden (tijdelijken) of tweemaal per jaar (vastbenoemden) wordt ingestuurd, wordt in de elektronische procedure het ziekteverlof onmiddellijk van bij de aanvang gemeld d.m.v. een RL-2;
- pensioen: voor personeelsleden die op pensioen gaan, stuur je bij voorkeur minstens negen maanden voor de ingangsdatum een document pensioenaanvraag in tweevoud op, samen met een PERS 15. Tegelijkertijd meld je de stopzetting van de opdracht met een RL-4 (elektronisch) of PERS 3 (manueel).
naar je schoolbeheerteam en de verificateur:
BAO - onthaalonderwijs voor anderstalige nieuwkomers
BAO 06 voor scholen en
BAO 06 bis voor scholengemeenschap
BKL3 - School pagina 2/3 (godsdienst/zedenleer).

naar je schoolbeheerteam:
- BAO - Aanvullende lestijden godsdienst
- aanvraagformulier tijdelijk onderwijs aan huis.

naar de onderwijsinspectie:

- naar de inspecteur-generaal basisonderwijs:
- aanvraag voor afwijking op de maximale revalidatieduur.

naar de ressortinspecteur:
- documenten als voorbereiding op een schooldoorlichting (basisgegevens)
- revalidatietussenkomsten tijdens de lesuren door personen of instanties buiten schoolverband (moeten op voorhand meegedeeld worden)
- aanvraag voor afwijking op de organisatie van het schooljaar
- aanvraag om leerlingen tijdelijk buiten de gekende vestigingsplaatsen onder te brengen
- inschrijvingslijst ‘internaten voor kinderen met ouders zonder vaste verblijfplaats’.

naar de coördinerend inspecteur buitengewoon basisonderwijs:
- aanvraag en verantwoording voor de gelijkwaardigheid van leerdoelen.

In kolom 2 vind je ook de belangrijkste data m.b.t. de onderwijsloopbaan in het algemeen en de vakantieregeling in de scholen. Deze vakantieregeling berust op de volgende vaste principes:
- de zomervakantie begint op 1 juli en eindigt op 31 augustus
- de herfstvakantie begint de maandag van de week waarin 1 november valt en duurt één week. Als 1 november op een zondag valt, dan begint de herfstvakantie op 2 november
- de kerstvakantie begint de maandag van de week waarin Kerstmis valt en duurt twee weken. Als Kerstmis op een zaterdag of zondag valt, dan begint de kerstvakantie op de maandag na Kerstmis
- de krokusvakantie begint de zevende maandag voor Pasen en duurt één week
- de paasvakantie begint de eerste maandag van april en duurt twee weken. Als Pasen in de maand maart valt, dan begint de paasvakantie de maandag na Pasen. Als Pasen na 15 april valt, begint de paasvakantie de tweede maandag voor Pasen.
- de vrijdag na Hemelvaart.

Naast de traditionele vakantiedagen (1 mei, 11 november …) heeft het basisonderwijs twee facultatieve vakantiedagen. Deze bijkomende dagen kunnen vrij worden aangewend en eventueel worden gesplitst in halve dagen. Facultatieve verlofdagen moeten uiterlijk op 30 juni van het voorgaande schooljaar gemeld worden aan de inspectie Basisonderwijs, de personeelsleden en de ouders en leerlingen.

Kolom 4: Naar wie?

Hier vind je aan welke afdeling, cel … je de gegevens moet sturen. De adressen vind je hier.

Kolom 4: Opmerking

Bevat aanvullende informatie.


Jaarkalender secundair onderwijs

Je kan deze kalender gebruiken als leidraad bij het opsturen van formulieren, elektronische berichten en documenten naar het Agentschap voor Onderwijsdiensten (AgODi).

Een elektronisch bericht is opgebouwd volgens een bepaalde structuur of recordlay-out (RL). Naargelang het soort bericht wordt een andere recordlay-out gebruikt. Vandaar dat men spreekt van RL-1, RL-2, … In deze kalender vind je een overzichtstabel met naast elk PERS-formulier de RL die ermee overeenkomt.

Elektronische communicatie kan gebeuren voor volgende personeelscategorieën:
a) bestuurs- en onderwijzend personeel
b) ondersteunend personeel
c) medisch, paramedisch, sociaal, orthopedagogisch en psychologisch personeel
d) meesters-, vak- en dienstpersoneel.

Gegevens voor personeelsleden die tot een internaat behoren dat nog niet elektronisch met het agentschap communiceert, moet je nog steeds via PERS-formulieren melden.

Meer gedetailleerde informatie vind je in de “Coördinatie van de Omzendbrieven” (edulex.vlaanderen.be). Voor de adressen waar je de formulieren naartoe moeten sturen, kan je hier terecht.

Het is aangewezen twee dagen vóór de uiterste datum geen RL meer door te sturen. Het gevaar bestaat immers dat het betrokken personeelslid op het einde van de maand geen betaling ontvangt.

Sommige formulieren en elektronische berichten zijn niet datumgebonden. Zo moet je bij nieuwe indiensttredingen in de loop van het schooljaar steeds de formulieren/elektronische berichten PERS 1, RL-1, PERS 11 en RL-8 insturen.
De elektronische melding van een ziekteverlof stuur je onmiddellijk door met een RL-2, na ontvangst van het formulier PERS 16 met de opgegeven ziekteperiode.
Het formulier PERS 16 zelf hoef je niet bij het Agentschap voor Onderwijsdiensten (AgODi) in te dienen.

De RL-1 mag vóór de uiterste betaaldatum van de maand worden ingediend als de vervanging tot het einde van de maand doorloopt of als de einddatum van de tijdelijke aanstelling gekend is. Telkens als er een wijziging in de toestand van bijkomende activiteit is, stuur je opnieuw een RL-8 op. Voor personeelsleden die het komende jaar met pensioen gaan, dien je een PERS 15 in.
Naast de informatie over de formulieren die voor het agentschap bestemd zijn, vind je ook de belangrijkste data m.b.t. de onderwijsloopbaan in het algemeen.

De vakantieregeling in de scholen berust op de volgende vaste principes:
a) de zomervakantie begint op 1 juli en eindigt op 31 augustus
b) de herfstvakantie begint de maandag van de week waarin 1 november valt en duurt 1 week. Als 1 november op een zondag valt, dan begint de herfstvakantie op 2 november;
c) de kerstvakantie begint de maandag van de week waarin Kerstmis valt en duurt 2 weken.
Als Kerstmis op een zaterdag of zondag valt, dan begint de kerstvakantie op de maandag na Kerstmis
d) de krokusvakantie begint de 7de maandag vóór Pasen en duurt 1 week
e) de paasvakantie begint de 1ste maandag van april en duurt 2 weken. Als Pasen in de maand maart valt, dan begint de paasvakantie de maandag na Pasen. Als Pasen na 15 april valt, begint de paasvakantie de 2e maandag vóór Pasen.
Naast de traditionele vakantiedagen (1 mei, 11 november …) heeft het secundair onderwijs één facultatieve vakantiedag. Deze bijkomende dag mag vrij worden aangewend en in het gewoon onderwijs eventueel worden gesplitst in halve dagen.


Jaarkalender deeltijds kunstonderwijs

U kunt deze kalender gebruiken als leidraad bij het opsturen van formulieren, documenten en elektronische zendingen naar het Agentschap voor Onderwijsdiensten. Meer gedetailleerde informatie vindt u via Edulex in de Coördinatie van de Omzendbrieven.

Het is aangewezen twee dagen vóór de uiterste datum geen RL meer door te sturen. Het gevaar bestaat immers dat het betrokken personeelslid op het einde van de maand geen betaling ontvangt.

Sommige formulieren zijn niet datumgebonden. In een omzendbrief van 29 juni 2005 vindt u uitgebreide informatie over de documenten en elektronische zendingen om de indiensttreding van een tijdelijk personeelslid te melden.
Voor personeelsleden die in de komende periode van 1 jaar met pensioen gaan, dient u een PERS 15 in.

Naast de informatie over formulieren en elektronische zendingen die voor het Agentschap voor Onderwijsdiensten (AgODi) bestemd zijn, vindt u ook de belangrijkste data m.b.t. de onderwijsloopbaan in het algemeen.

De vakantieregeling in de scholen berust op de volgende vaste principes:
a) de zomervakantie begint op 1 juli en eindigt op 31 augustus;
b) de herfstvakantie begint de maandag van de week waarin 1 november valt en duurt 1 week. Indien 1 november op een zondag valt, dan begint de herfstvakantie op 2 november;
c) de kerstvakantie begint de maandag van de week waarin Kerstmis valt en duurt 2 weken.
Indien Kerstmis op een zaterdag of zondag valt, dan begint de kerstvakantie op de maandag na Kerstmis;
d) de krokusvakantie begint de 7de maandag vóór Pasen en duurt 1 week;
e) de paasvakantie begint de 1ste maandag van april en duurt 2 weken. Indien Pasen in de maand maart valt, dan begint de paasvakantie de maandag na Pasen. Indien Pasen na 15 april valt, begint de paasvakantie de 2de maandag vóór Pasen.

Afkortingen
AMVD-personeel administratief, meesters-, vak en dienstpersoneel
BOP beleids- en ondersteunend personeel
CABO commissie van advies voor het buitengewoon onderwijs
DINCO departementale informatiecoördinatie
GMO gemeenschapsonderwijs
GON geïntegreerd onderwijs
GSO gesubsidieerd officieel en gesubsidieerd vrij onderwijs
MVD-personeel meesters-, vak en dienstpersoneel
RL record-layout
TADD tijdelijke aanstelling van doorlopende duur

 


Ben je op zoek naar een andere afkorting die met onderwijs te maken heeft? Dan kan je hier terecht.