Over AGODI - Thuiswerk

Thuiswerk in het Agentschap voor Onderwijsdiensten

Een duidelijke ‘win-winsituatie’ voor scholen, AGODI en al zijn medewerkers

 

Wat voorafging …

Binnen de afdelingen die zorgen voor de personeelsleden van het leerplichtonderwijs is er al langer een traditie van thuiswerk. Vanaf 1995 werd in de administratie het ‘elektronische personeelsdossier’ op de rails gezet. Door een systeem van elektronische communicatie van de scholen naar de onderwijsadministratie hoeven de scholen hun personeelsgegevens niet langer op papier mee te delen. Vanaf het jaar 2000 was elektronische communicatie mogelijk met de grote meerderheid van de scholen. Zo kon worden overwogen om een aantal medewerkers een deel van hun takenpakket thuis te laten afhandelen.

De personeelsafdelingen verleenden voor de eerste opstart van thuiswerk in 2000 prioriteit aan dossierbeheerders met de langste dagelijkse pendeltijd. Bijkomende voorwaarden waren dat het om ervaren personeelsleden ging die voldoende zelfstandig konden werken en die voor minimaal 80% prestaties leverden. Thuiswerk kon gedurende twee dagen per week, op basis van een voorafgaande planning. Van bij de start is expliciet werk gemaakt van een regelmatige opvolging van kwantiteit en kwaliteit van het werk van thuiswerkers, naast een gelijkaardige opvolging voor niet-thuiswerkers. Bij de implementatie van thuiswerk werd uitgegaan van de volgende principes: vertrouwen, billijkheid en transparantie. In de beginperiode ging het om een groep van zestien personeelsleden die konden thuiswerken: acht in het basisonderwijs en acht in het secundair onderwijs.

Er kwam een eerste uitbreiding in 2002. De volgende jaren zijn ook stappen gezet om de kwaliteit van het thuiswerk te kunnen verhogen. Zo investeerde het ministerie fors in het opzetten van een intern elektronisch documentatiesysteem, waarin dossierbeheerders op een heel gebruiksvriendelijke manier de onderwijsregelgeving en ook de concrete instructies voor de uitvoering van hun werk konden terugvinden. In april 2004 hield het ministerie WEETULEX feestelijk boven de doopvont. Sindsdien is WEETULEX de bron en toeverlaat voor alle thuiswerkers, maar ook voor al diegenen die in Brussel werken in de personeelsafdelingen.

 

Vanaf 2006 : thuiswerk als onderdeel van de AGODI-visie

Van bij de start van het agentschap heeft de leiding ingezet op thuiswerk als onderdeel van haar visie. Daarbij werd geopteerd voor thuiswerk en niet voor telewerk op werkplekken in de Vlaamse administratieve centra, omdat thuiswerk al eerder was ingevoerd en er in de beginfase maar een beperkte capaciteit voor telewerk was voorzien in de VAC. Thuiswerk vormde een essentieel onderdeel van de keuze van AGODI om zijn kerndoelstellingen te halen, onder andere door een werkgever te zijn die veel investeert in opleiding, maar die ook aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden biedt aan zijn medewerkers. Door thuiswerk te koppelen aan ‘office sharing’ kon tegelijkertijd werk gemaakt worden van een optimale kantoororganisatie. Daardoor stapte het agentschap ook over van twee naar drie thuiswerkdagen voor dossierbeheerders. In de periodieke evaluaties van thuiswerk die de afgelopen jaren zijn uitgevoerd, vroeg AGODI de scholen telkens expliciet naar de bereikbaarheid en kwaliteit van dienstverlening van de thuiswerkers. Daaruit bleek dat er geen verschillen zijn tussen thuis- en Brusselwerkers. Via een maandelijkse Balanced Score Card van de belangrijkste outputindicatoren wordt maandelijks de kwaliteit van het werk van thuiswerkers opgevolgd, parallel met de opvolging voor de medewerkers die hetzelfde werk uitvoeren in Brussel.

Ondertussen had AGODI door pensioneringen ook nieuwe leidinggevenden nodig voor de werkstations en het waren vaak thuiswerkers die het best voldeden aan het gevraagde profiel. Doordat een stuk van hun takenpakket ook thuis uitgevoerd kon worden, opteerde het agentschap ervoor om voor groepschefs van de werkstations thuiswerk beperkt toe te laten, namelijk één dag per week gedurende piek- en betalingsperiodes, twee dagen in andere periodes. Ondertussen werken in totaal 69 dossierbeheerders en groepschefs in de personeelsafdelingen als structurele thuiswerker. Daarmee implementeerde AGODI een belangrijke doelstelling van de beheersovereenkomst, namelijk thuiswerk mogelijk maken voor 1/3 van alle medewerkers en groepschefs die instaan voor het dossierbeheer van het Vlaamse onderwijspersoneel.

In 2010 zette AGODI een grote stap vooruit op het vlak van digitaal dossierbeheer. Sinds april 2010 scannen medewerkers alle binnenkomende en uitgaande documenten voor de dossiers van het onderwijspersoneel. Dossierbeheerders en groepschefs krijgen die ingescande documenten op hun elektronische agenda. Door het automatiseringsproject ‘Workflow’ konden alle kwaliteitscontroles digitaal aangeboden en opgevolgd worden via diezelfde elektronische agenda van dossierbeheerders en groepschefs. Vanaf dat moment lag de weg naar structureel thuiswerk voor grote groepen van medewerkers open.

Ook IAVA, de interne auditdienst, had oog voor de evolutie van thuiswerk. In 2011 selecteerde IAVA het systeem van thuiswerken bij AGODI als goede praktijk op het vlak van HRM.

De huidige beheersovereenkomst voorziet een evaluatie van thuiswerk en het onderzoek van een mogelijk verdere groei. In 2011 en 2012 is er binnen AGODI nagedacht over een verdere uitrol van thuiswerk in de personeelsafdelingen. Daarnaast was er aandacht voor vragen naar thuiswerk in de andere afdelingen van het agentschap. Niet overal is structureel thuiswerk mogelijk, maar tegelijk zijn wel de mogelijkheden van occasioneel thuiswerk onderzocht. AGODI maakte daarvoor gebruik van het theoretisch concept van de ‘telewerkbaarheidskwadrant’.
telewerkbaarheidskwadrant
Dit schema blijkt een goed concept om voor elke functie na te gaan, welk takenpakket thuis kwaliteitsvol afgehandeld kan worden. Het dossierbeheer in de werkstations, de eindeloopbaancellen en de cel arbeidsongevallen bevindt zich volledig in de kwadrant van de telewerkbaarheid: alle dossiers kunnen individueel en plaatsonafhankelijk afgehandeld worden. Zij zijn volledig digitaal raadpleegbaar, kwaliteitscontroles kunnen digitaal uitgevoerd worden en dossierbeheerders en groepschefs vinden alle achtergrondinformatie voor het uitvoeren van hun diverse taken via het ‘WEETULEX’-documentatiesysteem. Er is bovendien maandelijkse monitoring voorzien. Voor andere functies geldt dat zij nog niet voor het geheel telewerkbaar zijn, maar dat er wel een aantal telewerkbare takenpakketten gedefinieerd kunnen worden.

Na rijp beraad zijn er in het najaar van 2012 verregaande beslissingen genomen op het vlak van thuiswerk binnen het Agentschap voor Onderwijsdiensten. Alle dossierbeheerders en groepschefs van de personeelsafdelingen, van de eindeloopbaancellen en van de cel arbeidsongevallen die 80% werken, kunnen een aanvraag voor structureel thuiswerk doen. Structureel thuiswerk is altijd een zaak van vrijwillige instap. Doordat de groep potentiële thuiswerkers substantieel groter zal worden, is er geopteerd voor een maximum van twee thuiswerkdagen per week. Ook in deze nieuwe fase is thuiswerk pas mogelijk voor medewerkers met een ervaring van vier jaar in de materie. De medewerkers moeten ook voldoende zelfstandig kunnen werken. In het kader van leeftijdsbewust personeelsbeleid hebben voltijds werkende dossierbeheerders de kans om vanaf de leeftijd van 55 jaar drie dagen per week thuis te werken. Naar aanleiding van deze beslissingen werd ook de eventuele afschaffing van de prikklok op de agenda geplaatst. Binnen AGODI blijkt daar geen vraag naar te zijn.

Vanaf januari 2013 kunnen op basis van de overeengekomen voorwaarden 169 van de 203 personeelsleden van de personeelsafdelingen, de eindeloopbaancellen en de cel arbeidsongevallen structureel thuiswerken. Het gaat hier bijgevolg om 83% van de doelgroep. Met alle kandidaat-thuiswerkers wordt een contract afgesloten over de invulling van het thuiswerk, dat gebaseerd is op de omzendbrief telewerk van 2006, uitgaande van minister Bourgeois. Deze afspraken zullen ook opgenomen worden in het arbeidsreglement van het agentschap. De structurele thuiswerkers krijgen ook een gsm en een internetverbinding ter beschikking. Bij de laatste vernieuwing van het PC-park in 2011 werd in AGODI veralgemeend geopteerd voor laptops, zodat die zowel in Brussel als voor thuiswerk kunnen ingezet worden. Daarnaast ontvangen thuiswerkers een extra scherm en een extra docking station, zodat ook thuis op een ergonomisch verantwoorde manier kan worden gewerkt.

Daarnaast besliste het management van AGODI dat vanaf januari 2013 alle personeelsleden die een telewerkbare opdracht te vervullen hebben, occasioneel kunnen thuiswerken gedurende twaalf dagen per jaar. Dat gebeurt in overleg met hun leidinggevende, waarbij zij op basis van de telewerkbaarheidskwadrant takenpakketten afspreken die thuis kunnen worden uitgevoerd. Eind 2013 zal AGODI de nieuwe afspraken grondig evalueren.

Tegelijkertijd voorziet het ondernemingsplan voor 2013 dat er ingezet wordt op het archiveren van alle papieren dossiers buiten de kantoren. Naast de impact van de uitbreiding van thuiswerk op de benodigde werkplekken biedt dat grote mogelijkheden op het gebied van kantooroptimalisatie.

Naast thuiswerk heeft AGODI ook ervaring met een andere vorm van anders werken, nl. plaatsonafhankelijk werken. In AGODI werkt een aantal collega’s als voltijds of als deeltijds verificateur. Zij bezoeken scholen en werken hun administratieve taken grotendeels thuis verder af. In totaal gaat het om een 40-tal collega’s. Daarnaast zijn er 30 deskundigen die werken ter ondersteuning van de Lokale Overlegplatforms. Ook zij werken van thuis uit. Dat maakt dat in 2013 in totaal 48% van alle medewerkers van AgODi structureel thuis- of plaatsonafhankelijk kan werken. Alle anderen krijgen de mogelijkheid om gedurende 12 dagen per jaar occasioneel thuis te werken.

AGODI’s nieuwe optie inzake thuiswerk zal een aanpassing vergen op het gebied van interne organisatie en personeelsbeleid. Feedback binnen en tussen groepen zal meer via mail gebeuren en het agentschap zal er zeker op toe moeten kijken dat nieuwe (en ervaren) medewerkers kunnen blijven rekenen op degelijke begeleiding en coaching. Principes als solidariteit en flexibiliteit, nodig om dringende taken tijdig af te handelen, wil AGODI zeker behouden. Dat zal ook concreet opgevolgd worden.

We hebben er alle vertrouwen in dat deze nieuwe fase van thuiswerk en plaatsonafhankelijk werken een duidelijke ‘win-winsituatie’ zal betekenen voor de scholen, AGODI en al zijn medewerkers.

Februari 2013